Tengo que reconocerlo, soy un experto en la procrastinación. Dejar para mañana lo que puedo hacer hoy era, para mí, un arte, aunque voy mejorando bastante. La procrastinación tiene una gran cantidad de aspectos negativos, pero las prisas tampoco suelen ser buenas consejeras. Por ello, me gustaría proponerte 5 aspectos a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones.

Para empezar, podemos decir que hay tres motivos fundamentales para la procrastinación:

1. El miedo al fracaso. Dudas de tu capacidad para llevarla adelante y procuras retrasar todo lo posible enfrentarte a la tarea.
2. Aburrimiento o desagrado. La tarea no te resulta agradable o no es motivadora para ti.
3. Perfeccionismo. Estás buscando la mejor opción y ninguna te satisface plenamente.

Lo curioso, en todos los casos, es que acabas consiguiendo  precisamente aquello que pretendías evitar. Si lo retrasas por miedo al fracaso es muy probable que arranques demasiado tarde y no puedas hacer un buen trabajo a pesar de estar bien cualificado para el mismo. Si te aburre o te desagrada acabarás teniendo que hacerlo a toda prisa y te resultará aún menos agradable o motivador, y si buscas el perfeccionismo acabarás no teniendo tiempo para los detalles, incluso si has escogido la mejor opción.

Ahora bien, hacerlo todo de forma inmediata también tiene sus riesgos:

1. Es posible que comiences tareas que no eran necesarias o prioritarias. Sí, ya sé que según Kawasaki la tarea más importante y prioritaria es aquella que tu jefe o cliente quiere que hagas ahora mismo, pero ¿cuántos informes o trabajos has hecho, o empezado a hacer, y a las pocas horas te han dicho que ya no eran necesarias?
2. Puedes elegir una opción inadecuada. Las prisas por tomar una decisión o emprender algo de forma rápida te pueden llevar a no tener en consideración las opciones más importantes, sino, tan solo, las primeras que se te ocurren, y obviar aspectos importantes para las mismas.
3. Puedes pasar por alto el coste de oportunidad. Dejar pasar la ocasión no es bueno, pero anticiparte en exceso también te puede llevar al desastre.

Así que el equilibrio es una tanto delicado. Por ello, me permito proponerte los siguientes 5 trucos.

Prioriza

No sé dónde lo leí o quién me lo enseñó, pero el concepto era el siguiente: Ante una tarea hazte tres preguntas: ¿Hay que hacerla? ¿Tengo que hacerla yo? ¿Tengo que hacerla ahora? Al responder a estas tres preguntas en cascada podrás hacer un primer filtro de tus tareas y distribuirlas tanto en el tiempo como en la persona que ha de ejecutarla.

Delega

A veces, la procrastinación es debida al efecto paralizador del exceso de tareas o a una duda real sobre la capacidad efectiva para llevarla a cabo. En estos casos vuelve a priorizar y delega o solicita ayuda o supervisión durante el proceso. Un buen mentor te puede ayudar a ganar confianza para esta o sucesivas ocasiones.

Agrupa

Analiza las diferentes tareas o decisiones que debes acometer y considera si puede haber sinergias o ahorros de tiempo si las agrupas de alguna forma. Por ejemplo responder todos los comentarios en las redes sociales en la misma franja de tiempo o imprimir todos los documentos en papel con membrete juntos.

Marca deadlines

Establece fechas límite realistas para cada tarea o decisión y respétalas, tanto para su inicio como para su finalización. Pero aquí me gustaría traer a consideración las palabras de John Cleese, en un muy recomendable vídeo sobre creatividad, lamentablemente no accesible, donde comenta que se sorprendía como compañeros mucho más creativos que él obtenían guiones más flojos que los suyos.

Descubrió que dichos compañeros se contentaban con la primera idea medianamente interesante que se les ocurría y daban por cerrado el tema aunque aún dispusieran de tiempo para trabajarlo, mientras que él seguía trabajando hasta consumir el tiempo marcado para ello.

Así que si hoy era martes y el guión debía estar terminado el jueves él no daba por cerrado el tema hasta el jueves. Aunque el guión estuviera terminado antes, él seguía dándole vueltas en su cabeza. De esa manera permitía que nuevas ideas o enfoques vinieran a su mente y pudieran ser aprovechados. Eso sí, el jueves a la mañana el guión estaba sobre la mesa.

Prémiate después

A pesar de lo «razonantes» que somos, si realizar una tarea no es percibido como algo gratificante tendemos a evitarla. Por ello, un pequeño, pero eficaz truco, consiste en reservarnos o darnos un premio DESPUÉS de realizar la tarea «odiada». Puede ser un descanso, un café o una tarea que nos guste hacer.

De hecho, puede ser muy interesante empezar el día con un par de tareas que nos sean cómodas o agradables a fin de crear una inercia de trabajo para continuar con aquellas tareas más proclives a la procrastinación y terminar con tareas de esas que nos encanta hacer.

Como ves, son cuestiones sencillas, pero que nos pueden ayudar a la hora de enfrentar nuestras tareas y decisiones en el día a día.

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Foto por Dick Jensen en Flickr (CC)